Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr) im Impressum

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr, ist ein bundesweit einheitliches und dauerhaftes Kennzeichen, das das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Grundlage von § 139c der Abgabenordnung an jede wirtschaftlich tätige Person oder Organisation vergibt. Anders als die Steuernummer, die vom zuständigen Finanzamt stammt und sich bei einem Zuständigkeitswechsel ändern kann, bleibt die W-IdNr über die gesamte unternehmerische Existenz identisch. Sie besteht aus dem Länderkürzel DE gefolgt von neun Ziffern, bei Bedarf ergänzt um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal, wenn eine Organisation mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten oder Betriebsstätten unter einer Grundnummer führt. Die W-IdNr ersetzt weder die Steuernummer noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sondern tritt als zusätzliches Ordnungsmerkmal hinzu, das vor allem den Datenaustausch zwischen Behörden vereinfachen soll, etwa bei Gewerbeanmeldungen oder Registerabgleichen.

Die Pflichtangaben für Websites und andere digitale Dienste regelt seit Mai 2024 das Digitale-Dienste-Gesetz, das an die Stelle des früheren Telemediengesetzes getreten ist. § 5 Absatz 1 Nummer 6 DDG verlangt von Anbietern geschäftsmäßiger, in der Regel gegen Entgelt bereitgestellter digitaler Dienste die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 27a Umsatzsteuergesetz oder der Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c Abgabenordnung, jeweils soweit vorhanden. Entscheidend ist genau diese Formulierung: Solange eine Organisation noch keine W-IdNr zugeteilt bekommen hat, entsteht keine Pflicht, eine nicht existierende Nummer zu erfinden oder aktiv zu beantragen. Sobald das BZSt die Nummer zugestellt hat, wird sie jedoch zur Pflichtangabe, und das Impressum muss unverzüglich aktualisiert werden. Eine doppelte Nennung verlangt das Gesetz nicht: Wer bereits eine gültige USt-IdNr führt, erfüllt die Vorgabe formal auch ohne zusätzliche W-IdNr. In der Praxis empfiehlt sich trotzdem, beide Nummern zu ergänzen, sobald sie vorliegen, weil die W-IdNr langfristig zur zentralen Kennung werden soll.

Das BZSt vergibt die W-IdNr nicht auf einen Schlag, sondern gestaffelt nach Wirtschaftszweigen und Rechtsformen. Der Versand begann im November 2024 mit den ersten Sektoren und läuft in mehreren Wellen bis weit in das Jahr 2026 und darüber hinaus weiter, bis alle wirtschaftlich Tätigen in Deutschland erfasst sind. Die Zuteilung erfolgt automatisch, ohne Antrag, per Schreiben an die beim Finanzamt hinterlegte Adresse oder über das Elster-Konto. Wer die Nummer bereits erhalten hat, sollte das Schreiben archivieren, die Angabe zeitnah im Impressum ergänzen und intern dokumentieren, wo sie künftig gebraucht wird, etwa in Formularen gegenüber Behörden. Betriebe, die 2026 noch auf ihre Nummer warten, müssen nicht aktiv nachfragen und tragen so lange nichts nach, sollten aber Posteingang und Elster-Konto im Blick behalten, da Zustellungen teils rein digital erfolgen.

Die Angabe gehört in den Block mit den übrigen behördlichen Kennnummern, üblicherweise direkt unterhalb von Handelsregistereintrag und USt-IdNr. Sinnvoll ist eine eigene, klar beschriftete Zeile, etwa Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO, gefolgt von der vollständigen Nummer im Format DE mit neun Ziffern. Führt die Organisation mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten oder Standorte unter derselben Grundnummer, gehört das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal mit angegeben, damit die Nummer eindeutig der auf der Website beworbenen Tätigkeit zugeordnet werden kann. Die Nummer sollte exakt in der vom BZSt mitgeteilten Schreibweise übernommen werden, da eine fehlerhafte Angabe rechtlich wie eine fehlende Angabe behandelt werden kann. Bestehende Angaben wie USt-IdNr, Registergericht oder Aufsichtsbehörde bleiben unverändert stehen; die W-IdNr ergänzt das Impressum, sie ersetzt keine der bisherigen Pflichtangaben.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führen deshalb meist auch keine USt-IdNr im Impressum. Das entbindet sie jedoch nicht von der W-IdNr-Pflicht, denn diese knüpft nicht an die Umsatzsteuerpflicht, sondern an die wirtschaftliche Tätigkeit an. Sobald das BZSt einem Kleinunternehmen die Nummer zugeteilt hat, muss sie ins Impressum, unabhängig vom Umsatzsteuerstatus. Gleiches gilt für eingetragene Vereine, Freiberuflerinnen und Solo-Selbstständige, sofern sie eine geschäftsmäßige Website betreiben; auch sie zählen zu den wirtschaftlich Tätigen im Sinne von § 139c AO und erhalten eine eigene Nummer. Bei Unternehmensgruppen mit mehreren Tochtergesellschaften oder Marken erhält jede rechtlich eigenständige Einheit eine eigene W-IdNr samt eigenem Unterscheidungsmerkmal; im Impressum der jeweiligen Website darf nur die Nummer der tatsächlich verantwortlichen Einheit stehen, nicht die der Konzernmutter oder einer Schwestergesellschaft.